Arkivering av sociala medier

Det är rekommenderat att arkivera konton på sociala medier ungefär en gång per år. Innan du stänger ner ett konto ska det också arkiveras.

Görs stora visuella förändringar (profilbild, omslagsbild, länkar, namn och såvidare) flera gånger per år bör det arkiveras oftare.

Har du frågor om eller behöver hjälp med arkivering av sociala medier kan du vända dig till din verksamhets arkivarie eller Stockholms stadsarkiv.

Stockholms stadsarkivs webbplats

Stockholms stadsarkiv har också tagit fram en vägledning för hur stadens verksamheter kan arkivera sociala medier.

Att arkivera webb och sociala medieri Stockholms stad (pdf, nytt fönster)

Arkivera på rätt sätt

  1. Spara filerna på en gemensam disk eller en samarbetsyta.
  2. Registrera filerna i ett ärende- och dokumenthanteringssystem. Enklast är att en gång per år samla samtliga konton i ett diariefört samlingsärende.
  3. Filerna kommer sedan att levereras till e-arkiv Stockholm enligt en fastställd anslutningsplan.

Hur mycket och vad som ska arkiveras beror på vad kontot har använts till.

Översiktsbild

Konton som inte innehåller någon unik information, alternativt unik information av tillfällig eller ringa betydelse ska arkiveras när de stängs ned. Det räcker i det här fallet med en översiktsbild av kontot, till exempel via en skärmdump.

Arkivering av unik information

Konton som innehåller bevarandevärd och unik information ska arkiveras minst en gång per år eller när större förändringar av kontots utseende görs (i form av layout, design och liknande). Arkivera det som är unikt innehåll i sin helhet (till exempel hela inlägg med bild och kommenterar), och komplettera med en översiktsbild av kontot.

Fullständig arkivering

Konton som avser avgränsade projekt eller insatser utifrån teman som anses ha särskilt intresse och bevarandevärde ska arkiveras fullständigt, förslagsvis när projektet eller insatsen avslutats. All publicerad kommunikation inom det avgränsade området (projektet, temat eller liknande) ska samlas in och arkiveras i sin helhet.

Arkiveringsguide

Nedan finns förslag på metod för arkivering. Kontrollera innan du sätter igång om det finns lokala rutiner i din verksamhet för hur du ska gå till väga. Det gör du genom att kontakta kommunikationsfunktionen eller arkivarien i din verksamhet.

Dokumentera det som ska arkiveras.

Gör de skärmdumpar du behöver via Skärmklippsverktyget på din dator. Alla arkiveringar ska ha en översiktsbild som visar hur kontot ser ut när en användare besöker det just idag. Hur mycket mer du behöver dokumentera beror på om du ska bevara endast unik information eller om du behöver göra en fullständig arkivering. 

Arbeta i Word och spara som PDF/A

Spara följande information i Word:

  • Ärendenummer
  • Datum då du har tagit ögonblicksbilden
  • Vilket konto det handlar om
  • Det du dokumenterat för arkivering (skärmdumparna).

Spara sedan dokumentet i PDF/A-format. Se bilder nedan som visar hur du kontrollerar att du har rätt inställningar. 

Diarieför dokumentet i din verksamhets ärendehanteringssystem (exempelvis eDok).

Exempelarkivering sociala medier (pdf, nytt fönster)

Kom ihåg att gallra

Efter en årsvis arkivering bör du gallra det innehåll du nyss arkiverat. Det är av flera olika skäl, men bland annat för att minska riskerna med publicering av information på sociala medier. Inlägg, svar och uppdateringar på sociala medier omfattas i de flesta fall av Stadsarkivets generella gallringsbeslut 2016:01. I dessa fall behövs inget separat gallringsbeslut.

Uppdaterad